在过去一段时期内资料管理工作常常不被重视，其科学性、重要性往往容易被人们忽视。资料工作的滞后严重地影响了修志进程和志书质量，大大降低了资料的利用率，阻碍了资料功能的发挥。使庞大的地方志系统资源不能被社会所充分利用，而造成浪费。传统的思维方式和运作模式已无法适应今天的工作环境。随着网络、信息技术的迅猛发展和地方志事业的不断进步，地方志系统已拥有大量方志类、地情类以及综合类文献信息，在总结首轮修志过程中资料管理工作的经验与不足的同时，如何提高资料管理水平，充分发挥其功能，更好地服务于续修工作，是值得我们认真研究和探讨的问题。

    一、资料管理工作对续修的重要性
    在首轮修志之初，各地修志机构刚刚建立，由于受到人员、经费、基础设施等因素影响，从很大程度上制约了资料工作的开展，资料的管理功能没有得到充分发挥，因此，对修志工作的帮助和促进是非常有限的。加之志书资料的来源是社会各部门、各行业，其信息量大，种类繁多，编辑人员素质参差不齐，难免出现一些差错，给志书质量造成了一定影响。仅从资料及管理工作来看，其不足之处：（1）时间跨度大（首轮修志上限可追溯到事物的发端，下限为1985年前后）。对资料的挖掘、整理力度不够。尤其是文革期间对资料的冲击是不言而喻的，许多珍贵的历史资料遭到严重的破坏，或遗失、或散落民间，给收集工作增加了难度，造成一些历史资料的断档和空白。（2）资料的精确度把握不够。一方面有些资料在文字表述上不够精练，冗余度高。而另一面则表现在对某一事物的记载又不够全面，只重现状，缺乏历史资料的记载，有的甚至造成一些资料性失误，大大降低了志书的资料价值。（3）个别志书在图片资料的选用上把关不严，照片的主题不够鲜明、内容也很平庸，反而弄巧成拙，有失志书的庄重和严谨。根据中国地方志指导小组提出的“今后15~20年续修一次地方志”的要求，期间资料的收集、整理、保存和利用尤为重要。地方志作为“一方之全史”，馆藏资料丰富，且大部分资料是经过多年使用和考证了的，较为系统和准确，作为修志过程中的辅助材料或参考资料是必不可少的。尤其是近年来，全国各省、市、自治区和部分县、区修志机构、厂矿企业、学校先后编辑出版了各类《年鉴》、《资料汇编》，更是续修工作中重要的资料来源，与志书形成互补，突出了时效性。因此，地方志资料管理工作应该是修志工作中一项长期的、十分重要的基础性工作。它既服务于修志，更要面向社会各阶层，提供宝贵的地方志信息资源服务，为人类的文明、进步所利用。本轮修志在时间跨度上相对要短，资料馆藏较为充实，资金的投入和人员结构得以改善，软硬件设施也有了很大提高。然而，再先进的科学技术也要由人来完成，“管理出效率、管理出精品”，要想充分发挥资料管理工作在续修中的作用，就必须加大科学的管理力度。

    二、如何提高资料管理工作水平
    资料管理部门要想挖掘自身巨大潜能，提高对续修工作的服务水平，就必须借助现代高科技手段，加以科学的管理方法，提供方便、快捷、准确的信息查询检索系统，逐步拉近与续修工作的距离。根据多年的实践经验，以及全国各省、市、自治区方志馆的相继建立，资料管理工作已逐渐走向正规化、科学化、系统化进程。它包括资料的收集、整理、科学的分类、数据库的建立、网络的运行等等。最终实现与全国连网，建立数字地方志、网络地方志。 方志馆网

 1、地方志文献信息的收集
       文献信息的收集是馆藏的基础，也是续修工作中资料的积累。地方志文献信息具有很强的专业性，收集时应把握其实用性、完整性、连续性、以及科学性原则；同时，笔者认为，作为馆藏资料的收集在范围上也可适当放宽，增加信息量。这样，既保证了专业资料的相对集中又兼顾对辅助材料的需求，丰富了地方志馆藏。由于地方志馆藏资料既要为修志服务又要面向社会，收藏对象主要以各类志书（三级志书、专业志、部门志、山湖志以及旧志等）、年鉴（综合年鉴、统计年鉴、地方年鉴、部门年鉴和企业年鉴等）、历史类、社科类著述及文献汇编为主，兼顾其它。就安徽省地方志办公室藏书为例，馆藏量达2万余册，方志类及地方文史资料藏书约占馆藏量的2/3。其中，旧志175种，约占国内现存安徽旧志总数的40%。同时，为了加强省际交流，已与23个兄弟省市（北京、天津、河南、河北、辽宁、黑龙江、吉林、湖南、湖北、江苏、山东、青岛、山西、江西、四川、云南、贵州、浙江、广东、福建、海南、新疆、青海）建立了省志和期刊的交换关系。并有计划地购置全国各省地市县志（首批已购置了全国部分省会城市、文化名城以及在全国较有影响的地市县志）。随着网络资源的应运而生，网上采集也是不容忽视的一项重要的资料来源，其信息量大、更新速度快、且简便易得。

2、图书管理软件的应用及资料整理
    为了便于资料管理和馆藏信息的网上查询，图书的分类和著录是不可或缺的。其功能和作用：前者是根据文献反映的学科内容和显著属性，分门别类地、系统地组织与揭示文献的一种方法。后者为全面揭示馆藏文献的内容特征和形态特征，指导读者了解图书内容、选择自己需要的图书。另外也是宣传图书、指导阅读以及读者检索文献的重要工具。笔者在曾经撰写的《地方志文献信息的现代化管理与运用》（《上海志鉴》2002年第5期）一文中有过论述，这里就不再赘述了。图书管理软件的运行改变了旧的工作环境（目录管理也可在大型数据库里设置目录库）。它便于图书信息的网上发布、查询、登记、以及统计等方面工作。以往，我们想找一本不常用的图书，常常要在卡片盒里折腾半天，然后还要办理登记手续，耗时费力。本系统之间的馆藏信息查询也不够顺畅，造成一些工作上的不便。目前，国际上大中型图书馆统一采用的是“机读目录”（MARC），它便于计算机联网识别。网上浏览、查询方便快捷，无须再花太多时间在卡片盒里雾里看花。现在市场上有关“图书管理软件”的种类很多，从功能上可分为单机版和网络版，其性能各有所长，价格也有一定差异，选择余地较大，我们可以根据自己的需求选购适合自己的管理软件。
    资料整理是资料管理工作中一个十分重要的组成部分，也是管理过程中的高级阶段，它是对资料进行再利用或二次开发（亦可将它们作为大型数据库里的专题库使用）。从根本上改变了过去资料管理工作只注重收藏、管理，而不生产信息产品的运作模式，从而提高了服务档次，拓宽了服务项目，其主要包括：（1）旧志整理：此项工作必须邀请一些有过古籍整理经验的专家学者共同参与。通过对历代方志丛书的比较、鉴别，确定善本作为底本和校对本，进行标点、校勘、考证，以新版式重新印刷出版。（2）专题资料整理：顾名思义，根据需要确定一个主题，通过各种渠道收集大量有关信息重新排列组合，形成有序文献。（3）网络信息整理：是通过网络采集大量文献信息，加以分析研究，重新分类入库。另外，资料整理工作还具有很好的市场发展前景，它可以独立成书、也可制作成电子读物或以网络信息发布。